A day in the life – organizzare l’ispirazione

Benvenuti all’ultima puntata della mia rubrica sull’organizzazione. Oggi ambisco a fornirvi strumenti che vi aiutino a disciplinare la componente in assoluto più aleatoria e incontrollabile di tutto il processo organizzativo, ovvero l’ispirazione. In realtà sto barando, perché quelle che vi mostrerò sono idee per organizzare le fonti di ispirazione, e le singole idee, non ovviamente il meccanismo. Insomma non gli strumenti per organizzare l’ispirazione stessa. Però se può aiutare voi (quanto ha aiutato me) a ottenere il massimo dalla mole improponibile di fonti digitali disponibili… be’, lo riterrò un successo!

Come forse saprete, nel corso dell’estate ho intrapreso il gravoso compito di archiviare alcune centinaia di file che avevo parcheggiato sul desktop e di altrettanti preferiti dalla cartella “preferiti non catalogati”. Moltissime di voi mi hanno chiesto come sono riuscita a portare a termine il tutto. Qui di seguito vi racconto il meccanismo che ho messo in pratica e nelle immagini potete sbirciare alcuni dei miei sistemi di archiviazione.

I sacri principi da cui sono partita, e che vi invito ad adottare, sono tre:

1. categorizzare. Ogni volta che trovate un’idea, in qualsiasi forma, decidete a quale categoria appartiene. Non pensate a categorie eccessivamente minuziose, ma lavorate per macro: ‘lavoro’ contro ‘famiglia’, ‘colori’ contro ‘testi’, e qualsiasi altra cosa che si adatti ai vostri obiettivi;
2. risparmiare. Prima di decidere dove conservare una fonte o un’idea chiedetevi se meritano di essere conservati. Col tempo sarete sempre più implacabili, ma imparate ad essere anche flessibili. Ci sono siti che io conservo nei preferiti anche solo per ricordarmi che li conosco già, in modo da non perdere tempo a visitarli per capire se valgono la pena, quando mi vengono segnalati. Insomma, nessuno verrà a giudicare i vostri criteri, ma una volta adottati, seguiteli come il Vangelo;
3. organizzare. Sembra ovvio, visto l’argomento complessivo della rubrica, ma spesso si tendono a usare i mezzi tecnologici a disposizione in maniera ridondante, sovrapponendoli per funzione. Be’ è il modo migliore per perdersi e sprecare tempo ed energie. Mi spiego meglio, prima dell’avvento di Pinterest avevo l’abitudine di salvare singoli post di Style Me Pretty o altri grandi portali americani, in una cartella dei preferiti dal titolo “appunti di ispirazione”, che poi faticavo a navigare dovendo riconoscere i file dal nome. Ora mi limito a salvarne un’immagine in una delle mie cartelle di Pinterest. D’altro canto, se un sito propone uno stampabile gratuito di cui mi piace la grafica non lo appunto in Pinterest, dove potrebbe perdersi tra risorse utili ma graficamente meno interessanti, ma scarico direttamente lo stampabile e lo archivio nella cartella delle risorse grafiche sull’hard disk.

Questi tre principi di fondo hanno lo scopo di aiutarvi a raggiungere un obiettivo complessivo molto ambizioso, quello appunto di rendere più facilmente disponibili, rintracciabili e quindi utilizzabili quante più fonti di ispirazione possibile. Ma per raggiungere questo obiettivo è fondamentale che vi diate tre obiettivi intermedi più ragionevoli:

1. ridurre i documenti nell’hard disk. Alcuni ritengono che lo strumento di ricerca disponibile su qualsiasi sistema operativo abbia reso la categorizzazione in cartelle quasi superflua ormai, tuttavia se il risultato di una ricerca è una lista di svariate centinaia di documenti, lo strumento diventa inutile. Dovete quindi puntare a conservare in hard disk solo quanto strettamente indispensabile, e lasciare sul web tutto quanto è più facile rintracciare sul web stesso. Oltretutto con un hard disk leggero migliorerete anche le performance della vostra macchina!
2. archiviare i preferiti nel browser. Se trovate un sito che vi interessa per qualsiasi motivo, salvatelo in una cartella che ne rispecchi al meglio la categoria. Usate internet come un catalogo e la vostra libreria dei preferiti come un indice. In corso di organizzazione del vostro matrimonio, poi, approfittate della barra dei preferiti per tenere in punta di dita i 5 siti che visitate più spesso (vi consiglio: webmail, Pinterest, Facebook, un blog di ispirazione che è più in linea con le vostre corde, Martha Stewart Weddings)
3. visualizzare le idee su Pinterest. Se quello che vi ha catturato è un’idea che può essere visualizzata con un’immagine, il suo posto è in una board di Pinterest, non nei preferiti, dove verrebbe ridotta a puro testo difficile da rintracciare in seguito. Organizzate anche le vostre board sul social network con gli stessi criteri di organizzazione che avete applicato agli altri strumenti, creando bacheche monotematiche (fiori, bomboniere, abito, ecc) e poi una vera e propria moodboard del vostro evento nella quale archiviare solo le immagini che veramente concorreranno alla creazione del vostro progetto di nozze.

Ovviamente, come con qualsiasi criterio o strategia di organizzazione, è fondamentale che una volta adottati questi strumenti li applichiate fin da subito e con regolarità. Insomma, se state organizzando il vostro matrimonio e il vostro desktop è un coacervo informe di file e cartelle, mettetevi all’opera con questa guida! Poi fatemi sapere i risultati, mi raccomando!