A day in the life – trucchi per organizzarsi

Eccoci qui con la seconda parte della mia rubrica sull’organizzazione! L’obiettivo del post di oggi è spiegarvi alcune delle strategie che ho messo in atto per organizzare la mia giornata e la mia vita, affinché voi possiate farne tesoro e possibilmente utilizzarle per semplificare anche l’organizzazione del vostro matrimonio e la vostra vita. Attenzione perché è il post più lungo della storia dei post di fatamadrina, ma spero avrete la voglia e la pazienza di leggerlo fino in fondo.

Tanto per cominciare, alcuni di voi si sono stupiti che io mi sia data da fare per pianificare in maniera così certosina le mie giornate. Eppure, se ci pensate, nell’ottica di un’impresa il lavoratore dipendente svolge solo una piccola parte del lavoro necessario a mandare avanti la baracca… eppure lavora 8 ore al giorno 5 giorni la settimana (in media)! Ebbene, io devo condensare in poco più di quelle stesse ore TUTTO quanto è necessario al corretto svolgimento della mia attività imprenditoriale.

Devo occuparmi (almeno un minimo):
– di gestione economica, conservando le fatture, archiviandole, tenendo traccia di entrate e uscite. Se non per la dichiarazione dei Redditi (che affido a specialisti) almeno per tenere sotto controllo il bilancio della mia attività e non trovarmi a piedi all’aria prima ancora di ingranare;
– di amministrazione, archiviando le informazioni dei miei contatti (per le norme vigenti sulla privacy sono legalmente responsabile del trattamento dei loro dati), controllando la posta (anche quella cartacea) e spedendo nei termini corretti tutto quanto necessario;
– di marketing, pianificando le strategie e gli investimenti, e spesso occupandomi personalmente di mettere in atto il piano di comunicazione;
– di trovare nuovi clienti, gestire al meglio quelli che ho, accompagnarli in ogni fase della collaborazione, ma anche dopo, quando il mo lavoro è finito ma loro potrebbero avere bisogno di supporto.

Poi devo svolgere la mia attività principale. E nel mio caso sono due.

Voi capite che non avevo alternativa! Ecco quindi il sistema in cinque mosse che ho messo in pratica per elaborare un sistema organizzativo efficiente per fatamadrina:

1. un processo di autoanalisi per definire i propri obiettivi, la situazione in cui si è, i vantaggi e gli svantaggi che si hanno rispetto ai propri obiettivi. Lo scopo di questa fase è trovare il sistema più congeniale per ottenere un risultato, trasformando le proprie debolezze in leve di forza.

Il mio esempio: uno degli obiettivi che mi sono data, soprattutto per motivi di salute, è trovare il tempo per fare attività fisica. Purtroppo sono una persona che mentalmente ingrana velocemente alla mattina, ma fisicamente ci metto tantissimo, sono svogliata, demotivata e soprattutto non ho nessuna voglia di pensare a vestirmi e truccarmi con cura appena sveglia. Ne ho approfittato. Ho scelto un compito che esiste già nella mia routine e che non posso evitare assolutamente (perché salvo cause di forza maggiore nessun altro può farlo per me), portare a scuola i bambini, e ci ho unito l’attività fisica. Così ora alla mattina ci metto meno di un minuto per vestirmi con la tenuta da sport e lavarmi la faccia prima di uscire. E una volta portati a scuola i bambini, sono già fuori. Non devo uscire di casa per fare sport, o ricordarmelo, succede inevitabilmente perché sono già fuori casa, a piedi, in abbigliamento adatto, e distante da casa. Insomma, per non fare esercizio, dovrei comunque farlo! Il risultato è che ora cammino 5 km 5 volte alla settimana come minimo. Non ho mai fatto tanto esercizio in tutta la mia vita!

Come questa strategia può esservi utile: una volta deciso di sposarvi (il vostro obiettivo a lungo termine) datevi prima di tutto del tempo per analizzare i vostri obiettivi e desideri. Parlate del matrimonio che vorreste, di cosa è importante per voi, poi guardatevi intorno e cercate soluzioni adatte alla vostra situazione. Se desiderate festeggiare in una location costosa che per voi ha un profondo significato simbolico, ma non avete tutto il budget necessario, non pensate immediatamente di ricorrere a un prestito, o cambiare per forza location. Scegliete un acquisto superfluo che fate di routine e sostituitelo con un’attività che vi risulta piacevole, poi versate il denaro risparmiato in un fondo da aggiungere alla quota di budget destinata alla location. In media un cappuccino con brioche al bar vi costa fino a 3 euro al giorno, cinque giorni la settimana. In 9 mesi potreste accantonare 540 euro a testa, scegliendo di fare colazione a letto insieme. Se poi ci aggiungete un paio di riviste di quelle da 3/5 euro potreste risparmiare altri 90 euro circa a testa, magari facendo una passeggiata da fidanzatini il sabato mattina per andare a leggere le stesse riviste in biblioteca. Il sacrificio è diventato un’occasione per coccolarvi.

2. accettare di non poter fare tutto. Per quanto doloroso sia.

Il mio esempio: assuefatta alla gratuità del web e delle biblioteche, per anni mi sono affidata esclusivamente all’auto-formazione, per acquisire capacità e competenze che poi ritenevo mi rendessero del tutto autonoma. Col tempo però ho imparato ad apprezzare il valore di investire piccole somme nella partecipazione a corsi online, e nell’acquisto di alcuni libri, e ho scoperto che delegando piccoli compiti a persone che li svolgono per lavoro riesco a concentrare le mie energie sulle attività che mi riescono meglio. Ma soprattutto non sono continuamente sotto pressione per fare tutto da sola.

Come questa strategia può esservi utile: non sono così ignorante e arrogante da affermare che non si possa organizzare un matrimonio senza l’aiuto di un organizzatore professionista. Non affermo neppure che solo con un wedding planner potrete ottenere una festa di nozze bella, complessa e riuscita (che pure si avvicina di più alla verità). I professionisti dell’organizzazione non sono gli unici esseri umani ad avere le capacità per coordinare un evento al meglio. Ma è un fatto che dovete accettare che se non avete queste capacità non c’è modo che riusciate a portare a termine con successo l’evento senza soccombere allo stress. E per successo non intendo finire su un blog, una rivista o fare morire di invidia le amiche per gli anni a venire. Il successo di una festa di nozze risiede nel regalarvi la serenità e la soddisfazione di godere appieno di un momento importante, concentrati su ciò che conta veramente. Ho sentito spose parlare dei propri matrimoni come di tour de force, ordalie infinite. Ordalie belle, colorate, in cui gli ospiti si sono divertiti un sacco, ma da cui c’è voluto agl sposi l’intero viaggio di nozze per riprendersi. Questo non è una festa di matrimonio di successo, e non la augurerei a nessuno. Al giorno d’oggi ci sono consulenti per qualsiasi budget e qualsiasi evento. Si tratta solo di trovare il tempo e il coraggio di chiedere in giro e fare colloqui fino a che non trovate il consulente più adatto al vostro progetto, per budget, stile e carattere. Fidatemi, non ve ne pentirete.

3. avere l’umiltà di cercare aiuto, affidandosi a corsi, libri, strumenti e soprattutto a professionisti. L’offerta disponibile sul web e sul mercato è pressoché infinita e infinitamente variegata, bisogna solo guardarsi intorno e sperimentare, fino a trovare la persona giusta per le proprie esigenze.

Il mio esempio: dagli inizi della mia attività mi sono sempre affidata a professionisti amici o ex collaboratori per realizzare il sito di fatamadrina. Col senno di poi mi sono resa conto che questa strategia era la più semplice ma non la più efficace. Gli amici/collaboratori abituali tendevano a farmi prezzi di favore, quindi sicuramente risparmiavo, ma il prodotto che ottenevo era sempre un’approssimazione di ciò che desideravo, perché né io né il progettista avevamo la forza di discutere se qualcosa non ci convinceva. Ciascuno di noi aveva priorità diverse, in particolare conservare la relazione. Ma questo non aiutava il progetto. Così quest’anno quando ho deciso di ridisegnare il sito, ho scelto una strategia diversa. Mi sono data un budget, obiettivi e un brief e sono andata a fare shopping, proponendo il brief a quanti più progettisti potevo. Ho mantenuto una mente aperta proponendo di farmi carico di una parte del lavoro in cambio di riduzioni di prezzo (avevo già una visione strategica, una struttura e contenuti definiti) ma rimanendo disponibile ad elaborazioni sul mio budget. Ho raccolto alcuni preventivi, di cui un paio al di sopra del mio budget. Di questi uno in particolare dimostrava proattività, e la capacità di andare oltre quanto richiesto, a un prezzo leggermente più alto, ma offrendomi in cambio quanto di più simile a ciò che vorrei dal mio sito. Così ho rivisto i miei conti, modificato qualche pianificazione e deciso che potevo ampliare il mio budget per ingaggiare questi progettisti.

Come questa strategia può esservi utile: nel momento in cui vi apprestate a intervistare potenziali consulenti, preparatevi bene, definendo i vostri obiettivi e il vostro budget, ma mantenendo anche una mentalità aperta rispetto al mercato. Non dovete accettare per oro colato qualsiasi considerazione vi venga posta (“è impossibile organizzare un evento con quella cifra”, “per fare una cosa fatta bene dovete spendere almeno x”) ma avere la pazienza e la disponibilità di ascoltare eventuali controproposte e valutarle rispetto ai vostri obiettivi. Potreste scoprire di non avere tenuto conto di alcuni elementi, e che in alcuni casi valga la pena fare qualche sacrificio per raggiungere tutti i vostri obiettivi in maniera ottimale. Ma soprattutto non cadete vittima della convinzione che affidare il compito a un amico o parente che vi farà un prezzo di favore sia per forza la soluzione migliore. Forse con 50 il vostro amico può offrirvi un ottimo servizio, rispetto ai 100 che sapete chiedono molti professionisti. Ma vi assicuro che là fuori c’è almeno un consulente che per 60 può offrirvi un servizio migliore dell’amico, con il vantaggio aggiunto di poter contrattare liberamente, pretendere un servizio ottimale e discutere il servizio stesso, senza compromettere le vostre relazioni personali. L’80% dei partecipanti all’indagine di fatamadrina che si sono sposati recentemente non è ricorso all’aiuto di un consulente. Circa la metà dichiara di averlo fatto per limitare spese e ingerenze. Eppure la maggioranza degli intervistati ha speso quanto o più spendono in media i miei clienti e magari adesso ha un’amica che non frequenta più per averci litigato furiosamente nelle fasi organizzative.

4. imparare a concentrarsi su una cosa alla volta. Essere capaci di fare multi-tasking non significa che lo si debba fare costantemente. Io sono brava a guidare con la neve, ma non è che in inverno scelgo il percorso più innevato tra quelli disponibili! Quando si ha l’occasione bisognerebbe sempre cercare di fare una cosa alla volta. Ci vuole tempo per abituarsi, paradossalmente, ma a lungo termine la concentrazione appresa permette di essere più efficienti anche quando si fanno più cose allo stesso tempo.

Il mio esempio: col tempo ho capito che imparare qualsiasi attività per poi svolgerla in maniera mediocre è non solo una perdita di tempo ma anche un rischio, perché mi espone a cali di credibilità. Così ho deciso quali attività erano prioritarie per la mia attività e per i miei obiettivi personali e ho eliminato il superfluo. Nel mio caso l’impegno politico, che è stata sempre una costante della mia vita. È qualcosa a cui tengo, ho una forte consapevolezza di quello che mi sta intorno e di come potrei fare qualcosa per renderlo migliore. Ma l’impegno politico ha sempre sottratto tempo ed energie al mio lavoro e alla mia famiglia, senza che tuttavia io avessi potessi dedicargli tutto il tempo e l’energia necessari a rendere veramente efficace il mio impegno. Così ho dovuto accettare (per almeno la terza volta da quando sono al mondo) che semplicemente devo trascurare questa attività per poter dare il meglio di me in quelle che sono più importanti nella mia vita. Per mia fortuna si tratta anche delle attività in cui è più facile io lasci il segno.

Come questa strategia può esservi utile: accettate che il vostro obiettivo non sia portare a termine un compito, ma portarlo a termine bene. Inizialmente forse vi sentirete in colpa perché non avete cucinato il dolce di Natale, coordinato la cena di Capodanno, organizzato l’intero matrimonio, mentre stavate ricamando i sacchettini dei confetti per le vostre bomboniere. Ma se avete scelto di occuparvi delle bomboniere, concentratevi su quello. Vi assicuro che così i sacchetti saranno perfetti, mentre qualcun altro darà il meglio di sé nel dolce di Natale, la cena di capodanno verrà comunque bene e il vostro wedding planner non perderà neanche un dettaglio del vostro matrimonio per strada. E questo è ciò che conta. Perché accumulare compiti che vi faranno impazzire semplicemente per portarli a termine non è la chiave per ottenere i risultati migliori. Scegliete le vostre battaglie con cura.

5. prevedere un sistema di incentivi che premino degli sforzi fatti.

Il mio esempio: sto facendo uno sforzo sovrumano per riconquistare il fine-settimana. Per una persona che fa un lavoro come il mio è una specie di utopia, ma entrare nella mentalità di poter godere di sabato e domenica liberi mi sta regalando grandi gioie. Adesso, quando non ho eventi o appuntamenti, mi sento come se avessi ottenuto un regalo bellissimo, il tempo per fare le cose con calma, la voglia di prestare attenzione alle piccole cose. E certo, anche un paio di ore di shopping!

Come questo sistema può esservi utile: ricordatevi che l’organizzazione del vostro matrimonio è il coronamento di una vita a due. Incorporate nelle fasi di organizzazione e nella festa di nozze dei momenti da passare soli, solo voi due, anche semplicemente a tenervi per mano. Ne ho già parlato altre volte, lo so, ma credetemi, è uno dei consigli migliori che io vi possa dare!