A day in the life, un giorno nella mia routine lavorativa

Benvenuti alla mia nuova brevissima rubrica, A day in the life, in cui vi parlo di alcuni principi di organizzazione che ho adottato per semplificarmi la vita. Lavorativa, ma non solo.

L’obiettivo di questi tre post è condividere con voi alcune riflessioni e strategie che ho messo in campo, con lo scopo di offrirvi strumenti utili per la semplificazione della vostra vita. La priorità è ovviamente aiutare chi è alle prese (da solo, o con l’aiuto di un consulente come fatamadrina) con l’organizzazione delle proprie nozze, ma i consigli sono universali, per cui la lettura dovrebbe essere interessante per tutti. Spero!

Una delle difficoltà maggiori, quando si lascia un lavoro ‘regolare’ in un ufficio gestito da altri per mettersi in proprio, ma anche quando si affrontano progetti di vita nuovi (convivenza, matrimonio, figli, cambio casa, ecc.) è costruire delle routine positive che favoriscano la produttività. È soprattutto una questione di organizzazione e ordine mentale per gestire al meglio il tempo disponibile e mantenere un equilibrio tra la propria vita privata e il proprio lavoro o il progetto che si sta iniziando.

In questi primi tre anni di attività, come molti altri imprenditori individuali, ho soprattutto improvvisato, dedicando la mia attenzione organizzativa soprattutto alle questioni burocratiche, finanziarie e strettamente legate al lavoro. Ma leggendo (e rileggendo, e rileggendo ancora) E-Myth di Michael E. Garber ho realizzato che per fare veramente un salto di qualità dovevo affrontare le basi dell’organizzazione della mia vita e della mia attività. È a questo compito che ho dedicato gran parte dell’estate, analizzando ogni elemento della mia routine quotidiana alla ricerca di schemi da migliorare e soluzioni più efficienti. L’obiettivo? Avere più tempo per me, i miei interessi, le persone che amo, allo stesso fornendo ai miei clienti un servizio ancora migliore.

Quello che segue è lo schema di giornata lavorativa che ho messo in atto dal rientro, con alcuni successi. E che mi sta dando tantissime soddisfazioni!

Partenza: mi sveglio alle 6, senza bisogno di sveglie, visto che ci pensa il piccolo a chiamarmi. Mentre lui fa colazione io mi porto una tazzona di caffè alla scrivania e sbrigo la prima ora di lavoro per my other job, il community management e consulenza di content strategy che curo per aziende.

Alle 7:15 è ora di svegliare la grande e spronarla a lavarsi, vestirsi, mangiare mentre io stessa mangio qualcosa, mi lavo, indosso abiti comodi e scarpe da ginnastica, passo una mano di idratante con SPF alto e preparo il piccolo per l’asilo.

Per le 8:15 usciamo tutti a piedi. Lascio i bambini a scuola, infilo le cuffie dell’iPhone con un audiolibro (di solito libri americani di produttività, marketing o motivazione) o direttamente Radio24 e mi faccio circa 45 minuti di camminata veloce nel quartiere, che è pieno di piste ciclabili. L’idea sarebbe di farne un’ora, ma la giornata è lunga, quindi preferisco rispettare l’obiettivo giornaliero di 40 minuti e ogni tanto aggiungere altri 30 minuti di esercizi con la Wii.

Per le 9:30 sono di nuovo alla scrivania, con un velo di trucco e abiti da semi-lavoro, perché un buon modo per sentirmi sempre al meglio è essere vestita come se dovessi andare in ufficio condiviso con estranei. In sottofondo tengo la radio oppure una compilation di musica e sul tavolino dello studio ho una brocca d’acqua e un bicchiere. Ho installato un software che mi costringe a fare pause di 5 minuti ogni 25, questo mi evita di perdere tempo in navigazioni web ‘a caso’ e mi offre lo spunto per fare piccole attività domestiche o di ordine nello studio nei 5 minuti in cui mi alzo dalla sedia. Se non ho appuntamenti di solito la mattina vola alla scrivania e spesso sforo l’inizio della pausa pranzo che ho fissato per le 13. Fino alle 14:30 stacco la spina e mi dedico alla casa, a mangiare davanti a una serie televisiva o un bel film, a fare un po’ di movimento. Qualche volta mi organizzo per lavorare dall’ufficio di un’amica ed ex collega, perché lavorare in proprio può essere solitario e sfibrante, mentre il confronto con qualcuno che si occupa di problematiche simili ma che non lavora con me mi aiuta a mantenere una certa prospettiva e liberarmi velocemente dalle impasse. Facciamo molte chiacchiere, ma a volte è proprio quello che ci vuole per poi tornare al lavoro più concentrate!

Dopo la pausa pranzo riprendo il lavoro fino alle 15:45 quando esco per recuperare i bambini. Se la mattinata è stata spesa tra commissioni o appuntamenti con i fornitori è facile che mangi fuori e ne approfitti per fare una breve spesa prima di passare dalla scuola dei bimbi. In ogni caso, salvo attività extracurriculari, siamo a casa per le 17 e io ne approfitto per un’ultima ora di lavoro. Dalle 18/18:30 alle 21 sono concentrata sulla famiglia, salvo Skype chat programmate con i clienti o appuntamenti. Il telefono resta acceso, visto che questo è l’orario in cui è più comodo per gli sposi chiamarmi, ma alle 21 lo spengo.

Prima di chiudere la giornata cerco sempre di passare un’ultima volta al computer per verificare il programma della giornata seguente e spegnere tutto. Lasciare il computer in standby tutta la notte è un consumo inutile e poi ho sempre paura che eventuali black-out possano fare subire sbalzi di tensione pericolosi all’hard disk. Anche per questo ho impostato accensione e spegnimento automatico del computer, così alla mattina lo trovo acceso e alla sera si spegne anche se non ho tempo di rientrare in studio.
Infine, prima di andare a letto cerco di impormi almeno 15 minuti in bagno da dedicare a me stessa e il tempo per pianificare vestite e borse per il giorno dopo.

Suona impossibile e francamente fin troppo perfetto?! Ovvio, questa è la teoria, e spesso capita che la passeggiata salti per la pioggia, che mi ritrovi alla scrivania in tuta da ginnastica e che alla sera vada a letto senza struccarmi, con i vestiti in una pila sul pavimento e nessuna idea di cosa indosserò la mattina dopo. Però col tempo mi ero resa conto che senza almeno una griglia di regole su cui lavorare e da cui derogare il più raramente possibile, non sarei riuscita a concludere quanto vorrei e dovrei.

Ecco perché quest’estate ho letto Focus di Leo Babauta, poi mi sono seduta e ho scritto una serie infinite di procedure e liste che determinano come dovrei fare ogni cosa. Una specie di manuale dell’ufficio di fatamadrina, ma anche della mia vita, con tanto di indicazioni su trucco e abbigliamento. E mi sono data un unico obiettivo principale: rispettarle il più possibile.
Per il momento sta funzionando.