Tutorial 3 – cancelleria coordinata con Word

Eccoci qui con il terzo tutorial… oggi vi guiderò nella realizzazione di una suite completa per matrimonio, tutta disegnata e concepita con MS Word!

Ebbene sì, niente programmi di grafica o complessi lavori ad acquerello, stencil e scrapbooking, ma il gelido (e spesso un po’ recalcitante) programma di videoscrittura di Microsoft® piegato alle esigenze creative di una coppia moderna e con un budget all’osso. Perché avere una suite ideata per voi da un bravo grafico non ha necessariamente un costo proibitivo, sappiatelo. I costi possono variare dai 100 ai 300 euro per la grafica principale, a cui aggiungere poi dai 20 ai 250 euro per la declinazione sui vari strumenti, e la stampa. Detto questo, so per esperienza quanto raramente la cancelleria sia nelle priorità degli sposi con budget risicati, ed è proprio per questo che vi offro gli strumenti per non rinunciare comunque a un prodotto gradevole e declinato con i colori della vostra festa.

Tutto ciò di cui avete bisogno è un personal computer con installato il programma Word, ed eventualmente una stampante, se decidete di stampare in proprio il materiale. Altrimenti potete affidarvi ad una copisteria assicurandovi un risultato più preciso per corrispondenza colore e allineamento delle testine.

Nota bene: le immagini che vedrete sono di un Microsoft® Word 2008 per Mac, ma le funzioni che utilizzerò sono comuni a qualsiasi versione.

Tanto per cominciare fate un bell’elenco degli elementi di cancelleria che vi serviranno. Potrebbero esserci:

– partecipazione, il cartoncino che tradizionalmente ‘fa partecipi’ tutti quanti della futura celebrazione di un matrimonio, specificando i nomi degli sposi, luogo e data della cerimonia;
– invito, il cartoncino che costituisce formale invito al ricevimento di nozze;
– annuncio, il cartoncino che si usa in caso di celebrazione privata, per annunciare le avvenute nozze ad amici e conoscenti;
– cartolina di conferma (anche detta RSVP, dalla dicitura francese Répondez s’il vous plaît, che significa appunto ‘Si prega di rispondere’), che gli invitati possono usare per confermare la propria presenza al ricevimento, specificando eventualmente allergie o limitazioni alimentari;
– mappa con itinerario per raggiungere le sedi di cerimonia e ricevimento;
– dress code, il cartoncino che può eventualmente specificare il ‘tono’ della giornata attraverso al richiesta di un abito formale;
– programma della giornata, utilizzato per celebrazioni complesse con più di una cerimonia e/o più di un ricevimento. Spesso utilizzato per i destination wedding, in cui vengono organizzate più attività per coinvolgere gli invitati;
– indicazioni per pernottamento, gite, ecc, anche questo utile se molti invitati viaggiano più di 200 km per raggiungere la sede del matrimonio;
– timbro o etichetta adesiva, il primo può essere composto in qualsiasi negozio specializzato per cifre anche inferiori ai 10 euro e può essere usato per decorare ogni elemento cartaceo della festa, oppure realizzato con i nomi e l’indirizzo degli sposi e usato come ‘mittente’ su tutte le corrispondenze per il matrimonio e oltre. Il secondo può essere stampato in casa e usato per sigillare buste, decorare confezioni delle bomboniere e qualsiasi altro dettaglio;
– libretto o programma della cerimonia (il primo in caso di celebrazione religiosa, il secondo in caso di civile o simbolica) che dettaglia i momenti;
– segnaletica per location e per itinerario, può essere utile prevederla se entrambe le situazioni sono complicate da identificare (per esempio per location divise in più spazi, o per lunghi percorsi in auto tra una location e l’altra);
– tableau de mariage in cui esporre il piano delle sedute perché ogni ospite possa trovare facilmente posto;
– escort cards (una divertente alternativa al tableau de mariage);
– menù da disporre sul piatto o in una cornice al centro del tavolo;
– segnatavolo che indichi il numero o il nome del tavolo;
– segnaposto;
– tag per buffet, i cartoncini che indicano i gusti dei confetti, o gli ingredienti del pane, o le varietà di formaggi ecc;
– tag per bomboniere, incluso cartoncino dei confetti ed eventuale cartoncino esterno.

A questo punto identificate l’elemento grafico principale, che dovrà evidentemente essere coordinato con il filo conduttore del matrimonio.

Io per questo progetto ho ipotizzato un matrimonio ispirato al mare e ai suoi colori più freschi, raffigurati in un trittico di tondi in nuance.

Per prima cosa disegnate il formato dell’elemento che volete progettare, usando una forma. Io ho scelto il quadrato coi bordi arrotondati in una dimensione poco tradizionale (8,5×13,5 cm), ma che potesse stare dentro una piccola busta bianca che già possiedo (9×14 cm). Ovviamente questa forma richiede che tagliate a mano ogni cartoncino quindi la consiglio solo per quantitativi sotto i 50 pezzi.

Fate in modo che la forma non abbia colore di riempimento ma abbia i bordi grigio chiaro, in modo da identificare facilmente il percorso lungo il quale ritagliare il cartoncino.

Create poi una casella di testo con allineamento centrale, selezionate un carattere e scrivete il testo della partecipazione.

Potrete rifinire il testo scegliendo una dimensione diversa e un colore alternativo al nero, ma fate attenzione che sia sufficientemente scuro per essere leggibile da tutti.

A questo punto vivacizzate l’aspetto del biglietto con il decoro grafico che avete scelto. Volendo (se avete una mano molto ferma e una tavoletta grafica) potete usare anche lo strumento di elaborazione libera per aggiungere un altro elemento grafico di contorno.

Ripetete i procedimenti per il cartoncino di invito.

Noterete alcuni particolari:
– ho usato gli strumenti di allineamento per verificare che testi e forme fossero sempre perfettamente centrati;
– ho usato il carattere in corsivo per l’invito per differenziarlo dalla partecipazione (visto che le dimensioni del cartoncino erano uguali);
– ho usato la formula “è gradito un cenno di conferma” con un recapito telefonico, invece del molto in voga “R.S.V.P.”, perché alcuni potrebbero non sapere cosa significa.

Con procedimenti analoghi potete creare, per esempio:
– un cartoncino segnatavolo in formato cartolina (10×15 cm) che riporta il nome del tavolo e il decoro grafico);
– un cartoncino per i confetti (9×2,5 cm) in cui il decoro è adattato al formato più piccolo.

Una volta terminata la progettazione in Word abbiate cura di salvare il tutto in formato PDF. Questo vi garantirà che la stampa rifletta fedelmente quanto avete creato.

E adesso viene il bello: via a stampare nelle quantità desiderate e ritagliare il tutto. Per questa attività vi consiglio di invitare le vostre amiche più care, comperare qualche pasticcino o macarons e una bottiglia di spumante e passare una serata in chiacchiera a lavorare tutte insieme!

Ovviamente l’esempio che vedete è molto ‘spartano’, ma era giusto per darvi le linee guida di base e per farvi superare le indecisioni… you can do it!